Automatização do Simples Nacional

Automatização do Simples Nacional

A Área de Trabalho de Automatização do Simples Nacional é uma ferramenta que permite ao usuário configurar as empresas optantes pelo Regime do Simples Nacional de forma mais prática e objetiva. Além disso, a ferramenta possui opção para parametrização e automatização dos processos inerentes ao Simples Nacional e que são executados de forma repetitiva todos os meses, como auditoria, apuração, transmissão e envio das guias. Abaixo veremos algumas configurações necessárias para executar o processo automatizado.

Pré Requisitos:

• Serviço Jobs
• Questor Zen

Configurações Iniciais

1. Configurações de Transmissão 

Para o processo de Transmissão ocorrer de forma correta, é preciso escolher o tipo de login que a empresa utiliza. 

Rotina Impostos \ Federais \ SIMPLES Nacional \ Optante pelo SIMPLES Nacional, campo Tipo Login. Sendo possível escolher as seguintes opções:

• Código de Acesso: utilizamos os dados do código de acesso informado no campo para acessar o PGDAS.
• Certificado Digital: buscamos da API o certificado cujo CNPJ é igual ao CNPJ do estabelecimento da apuração.
• Procuração Eletrônica: buscamos da API o certificado cujo CNPJ/CPF é igual aquele informado no cadastro de certificado digital no nGem e vinculado ao cadastro de outorga. Maiores informações Certificado.

2. Adicionar Certificado Válido

Essa ação deve ser executada para as empresas que realizam a entrega/transmissão do Simples Nacional com o "Tipo Login" = "Certificado Digital" ou "Procuração Eletrônica".

Ao acionar a ação, será exibida uma janela para que o usuário selecione o certificado digital e informe a senha do mesmo.

O usuário deve selecionar o certificado .pfx digital (o mesmo não precisa estar instalado na máquina) e inserir a senha que será Criptografada. O usuário deve digitar a confirmação da senha para poder executar o cadastro. O certificado digital será cadastrado na API de certificados digitais, de onde o processo de automatização vai consultar o mesmo no momento da transmissão.

Essa ação insere e atualiza o cadastro do certificado na API.

Importante: Se o certificado estiver vencido, no momento de inserir pela ação retorna mensagem de alerta

Caso seja realizado uma transmissão, mas não esteja cadastrado o certificado Digital ou o mesmo esteja cadastrado porém já vencido, irá retornar no painel de controle o Status de Alerta para que seja ajustado o cadastro. Após ajustado o cadastro o usuario pode utilizar a ação de Reenviar para transmissão e o processo seguirá o fluxo normal.

3. Configuração Integração Zen

A configuração das integrações com o Zen são obrigatórias, informações de como configurar o Questor Zen podem ser verificadas em Zen.

Na entrega automatizada do Simples Nacional o processo é executado por um serviço (jobs) e neste caso é necessário informar a chave de acesso para o usuário ADMINISTRADOR, usuário utilizado pela execução automatizada.

A chave de acesso deve ser informada no modulo Gerenciador de Empresas em Utilitários \ Usuários \ Usuários do sistema

4. Configuração Zen - Obrigações Fiscais Previdenciárias

O envio da Guia e do Demonstrativo para o Questor Zen ocorre a partir da configuração da Obrigação Fiscal Guia Simples Nacional e Simples Nacional Demonstrativo

Na rotina Área de Trabalho Quiu / Configurações / Obrigações Fiscais Previdenciárias, informar as categorias de publicação automática Questor Zen para as Obrigações Fiscal Previdenciárias: 1 Guia Simples Nacional e 101 Simples Nacional Demonstrativo

5. Serviço Jobs 

O serviço jobs é quem executa o agendamento do Procedimento e também quem controla a fila de transmissão.

Realizar a configuração em Áreas de Trabalho \ Quiu \ Configurações \ Serviço Jobs e iniciar o Serviço Jobs na rotina Configurações / Configuração do Sistema, aba Serviços.

Maiores informações podem ser verificadas em Serviço Jobs

Área de Trabalho de Automatização do Simples Nacional

A área de trabalho de Automatização do Simples Nacional pode ser acessada na rotina Áreas de Trabalho \ Automatização Simples Nacional

Menu Configurações do Simples Nacional

Através deste menu, o usuário pode efetuar todas as configurações necessárias para que a empresa esteja apta para execução da apuração e transmissão do Simples Nacional. O menu apresenta as seguintes configurações:

• Opção Simples Nacional
• Configurador de Naturezas
• Configurador de NCM/Produtos
• configurar Regras Contábeis DASN
• Configurar Regras Fiscais DASN
• Configurar Receitas e Folha de Salários Mensais
• Configuração Redução e Majoração do Simples Nacional
• Configuração Exigibilidade Suspensa

Menu Parâmetros

No menu Parâmetros é onde será efetuada a configuração da automatização dos processos do Simples Nacional e conta com as seguintes opções:

Etapas do Processo: Onde será possível inserir sequências de configurações, escolhendo as Etapas que devem ser executadas, sendo elas: Auditoria, Apuração e Transmissão.

Apenas a Apuração será obrigatória, as demais serão opcional.

Publicar Demonstrativo Automaticamente: Neste parâmetro será possível selecionar as Opções:

Sim: Será publicado o demostrativo juntamente com a guia do simples nacional no Questor Zen

Não: Apenas será publicado a Guia de pagamento quando houver

Após selecionar essas opções, o usuário deve selecionar as empresas que pertencem a essa configuração.

Auditorias 

Quando selecionado a opção de Auditoria o sistema vai habilitar a Etapa de Auditorias para que os usuários escolha quais auditorias devem ser executadas.

Importante: Havendo divergências na execução na etapa de auditorias para determinada Empresa, o sistema não vai seguir para as etapas seguintes, não irá para Fila para seguir o fluxo de apuração, transmissão e publicação no Zen. Neste caso o sistema irá gerar uma mensagem de alerta ao usúario, que deverá corrigir os itens identificados na auditoria e proceder com o Processamento Imediato ou Reagendar. Pode também ser executada pela rotina de execução Manual.

Exemplo do alerta que irá gerar por execução Manual:

Exemplo do alerta que irá gerar por execução Jobs:

Auditoria Após Apuração

Para as auditorias após apuração, a empresa irá para o painel de controle de transmissão com o Status em ALERTA, dependendo de uma ação do usuario para transmistir.

Exemplo de auditoria após apuração:

Menu Execução

Permite a execução manual da rotina. 

Quando for selecionada a opção "Configuração", o processamento será efetuado para todas as empresas contidas na configuração informada ( permite apenas uma "Configuração" por execução).

Caso seja selecionada a opção "Empresa", é obrigatório que esta esteja contida em uma "Configuração" de automatização válida (este campo é multi-seleção e permite que seja informada mais de uma "Empresa" por execução. Para informar várias empresas, informar os códigos das empresas separados por ponto e vírgula. Exemplo: 1;2;5;7;9).

Outro parâmetro obrigatório é a Competência Inicial e Competência Final que definem o período de processamento desejado (o formato da data é mês e ano. Exemplo: 06/2021).

Após a execução com sucesso, o processo vai para o Controle de Transmissão, onde é possível acompanhar o status da fila de transmissão.

Agendamento Quiu

Para que a ferramenta de Automatização do Simples Nacional seja executada de forma automática, será necessário a integração e agendamento deste processo pela ferramenta Quiu.
Dentro da ferramenta Quiu foi disponibilizado um novo Procedimento: 15 - Simples Nacional, que habilita a opção de agendamento Automatização Simples Nacional.

Marcando esta opção, na etapa de Configuração dos Parâmetros será apresentado uma tela similar a tela de Execução da Área de Trabalho de Automatização do Simples Nacional, porém com algumas restrições.

Nesta rotina, será permitido efetuar o agendamento utilizando o parâmetro "Configuração", ou seja, não é possível efetuar o agendamento por "Empresa".

No que se refere a "Competência” da Apuração do Simples", essa será obrigatoriamente o período "Mês Anterior". 

Exemplo, a minha execução será realizada em 13/04/2022, logo, a competência da apuração do Simples será o mês 03/2022 que é o mês imediatamente anterior ao mês da execução.

Para executar competência diferente do mês anterior utilizar a Execução Manual.

Uma vez o agendamento executado com sucesso, o usuário pode acompanhar a fila de execução no Painel de Controle de Transmissão.

Menu Controle de Transmissão

Nesse menu, será possível fazer o acompanhamento da transmissão por empresa. Serão exibidos Cards com as seguintes descrições:

• CARD PENDENTE: Nesse card serão aperesentados os status Pendente e Alerta
• CARD EM ANDAMENTO: Status Aguardando Comunicação API, Aguardando Transmissão e Em Transmissão.
• CARD PROCESSADAS: Status Enviadas com Sucesso
• CARD VERIFICAR: Status Erro Comunicação API e Erro. 

Será possível aplicar um filtro da data de transmissão inicial e final para visualizar as empresas neste período.

Status:

• Aguardando comunicação API - nesse status estamos aguardando o Serviço Jobs enviar a apuração para a API Web. 
• Erro Comunicação API - O serviço Jobs enviou a apuração para a API, porém não foi possível comunicar com a mesma.  
• Aguardando Transmissão - Nesse status a API já recebeu os dados e está aguardando para iniciar o preenchimento do PGDAS.
• Em Transmissão - A apuração do simples nacional está sendo entregue.
• Erro - A entrega da apuração do simples nacional não ocorreu, verifique a mensagem de retorno.
• Sucesso - A automatização ocorreu com sucesso. Para os casos em que não há guia a recolher, exibimos sucesso e na caixa de mensagens sinalizamos que não houve valor a recolher.
• Alerta - Para as situações de divergências nas auditorias após apuração e para as empresas com certificado não cadastrado ou vencido.
• Pendente - Ao não selecionar nas etapas a opção "Transmissão", ficrá neste status, necessitando de uma ação do usúario.

Ações por status:

Reenviar para Transmissão: Pendente, Alerta, Erro Cominucação API, Erro e Sucesso.

1º-  Quando ocorrer Erro na comunicação com a API, o usuário pode enviar para transmissão novamente. Assim o status retorna para aguardando comunicação com API.

2º- Quando o status for sucesso e o usuário precisar retificar, poderá utilizar essa mesma ação de "Reenviar". Ao clicar na ação, permite reenviar para a fila de transmissão, sendo que o sistema irá questionar o usuário:

Deseja retransmitir apuração do período?

SIM: o sistema vai executar a apuração do Simples Nacional e enviar para a API.
NÃO: Aborta transmissão

Ao tentar retransmitir uma declaração com os mesmos dados já enviados para receita, irá retornar sucesso com as informações referente ao envio anterior, assim não ocasionando duplicidade no envia ao PGDAS.

3º- Se ocorrer Erro na transmissão será possível utilizar essa ação após os ajustes necessários serem efetuados.

4º- Quando a empresa estiver no Status Pendente e Alerta, será possível transmitir utilizando essa ação.

Publicar documento no E-DOC: Erro

Será enviada automaticamente a guia de recolhimento DAS para o Questor Zen. Ao transmitir a declaração mas não efetuar a publicação da guia no Zen, retornará com Erro na tela e no campo notificação a descrição do motivo. O usuário poderá realizar os ajustes necessários para conexão com o Zen e efetuar a publicação da guia novamente.

Visualizar Log: Erro Comunicação API, Erro e Sucesso

Séra possível verificar as informações geradas no Json de retorno. Apenas estará disponivel para os status: Erro Comunicação API, Erro e Sucesso

Excluir Transação: Aguardando Comunicação API, Alerta e Pendente

Disponibilizado a ação para o status de Aguardando Comunicação API. Caso o usúario não esteja com o Jobs executando e ficar pendente neste status, poderá excluir a transação na tela e após executar novamente pelo Quiu ou de forma Manual. Para status de Alerta e Pendente também será disponibilizada essa ação, caso o usuario não desejar transmitir.

Abrir Guia Publicada: Sucesso

- Ação disponível para Status de Sucesso e que tenha publicação da guia no Questor Zen com data de trasmissão maior de junho de 2022. Para os casos em que não houver valor a recolher, a guia não é exibida.

Observação: Para que o painel esteja com as informações atualizadas é preciso utilizar a automatização e as ações do painel. Sempre irá constar o último envio, então se houver uma declaração retificadora transmitida, não será exibida a original no painel, mas sim, a transmissão retificada.

Exemplo de Sucesso

Ações em Lote:

Enviar Transmissão em Lote: 

Será possível selecionar pelos ChecklistBox as empresas que desejar enviar a transmissão em Lote. Os status que serão possível utilizar essa ação são Alerta, Pendente para CARD Pendente e Erro CARD Verificar.

Excluir Transação em Lote:

Será possível selecionar pelos ChecklistBox as empresas que desejar excluir as transações em Lote. Os status que serão possível utilizar essa ação em Lote são Alerta, Pendente CARD Pendente e Aguardando Comunicação API CARD Em Andamento.

Importante: Quando selecionado um status em que não é possível utilizar uma das ações em Lote irá retornar na tela mensagem impeditiva. 

Menu Demonstrativos

Através deste menu será possível executar dois demonstrativos para conferência do usuário. 

• Simples Nacional
• Análise Super Simples

Abaixo, imagem do fluxo de todo processo referente a automatização: