Como Importar Admissões do portal do eSocial?

IMPORTAÇÃO DE XML PARA CADASTRO DAS ADMISSÕES

Com o intuito de descomplicar o processo de implantação de empresas que migram de outros escritórios ou sistemas para o Questor e tornar mais ágil o cadastro dos contratos dos empregados extraindo as informações enviadas ao eSocial, esta disponível uma nova rotina que permite o cadastro de admissões por meio da importação dos arquivos XML dos eventos S-2200 e S-2300.

Num processo de implantação por troca de escritório ou sistema, basta ter acesso aos arquivos XML dos eventos S-2200/S-2300 baixados diretamente do portal do eSocial para realizar o cadastro dos trabalhadores no Questor de forma rápida e precisa. 

Importante: Apenas serão importados os XML dos eventos S-2200, S-2300 e S-1030 gerados nas versões 2.4.02, 2.5 (Consolidada até a NT 22/2021) em diante. Versões anteriores não serão suportadas. 

Apenas serão importados os XML da empresa que esta acessado. Arquivos cujo número de inscrição do empregador seja diferente da empresa selecionada serão ignorados pela rotina.

Para a correta gravação dos registros ao final do processo é necessário que a empresa seja previamente cadastrada no módulo Gerenciador de empresa e configurada no módulo Folha de Pagamento, considerando os seguintes cadastros:

• Cadastro dos Cargos;

• Cadastro das Escalas;

• Cadastro do Sindicato;

• Configuração da empresa;

• Configuração da filial;

• Configuração do Porte da Empresa;

• Local Contábil;

• Organogramas.

Como fazer o download dos arquivos XML do portal do esocial?

Siga o passo a passo disponibilizado no link: 

https://www.gov.br/esocial/pt-br/noticias/esocial-download-para-facilitar-a-vida-do-empregador

Fazer o download dos arquivos XML pelo sistema Questor

Também pode usar a rotina de download de XML por meio do sistema Questor, para obter mais informações sobre essa funcionalidade, acesse: https://docs.questor.com.br/docs/questor-cloud/download-xml-esocial-cloud

Como funciona a rotina?

Acessar a nova rotina localizada no Menu Operações/Folha de Pagamento - Outros/ Importação XML na Opção Importação Admissão:

1º Passo - Execução:

Preencher os parâmetros iniciais assinalando qual evento deseja importar (S-2200, S-2300 ou ambos) e indicando a origem importação XML baixados. 

Campo Origem Importação XML, temos duas opções:

- Central de Downloads XML: Utilizar quando fez a baixa dos XML pelo sistema questor na opção Central de Downloads de XML;

- Arquivo XML local: Utilizar caso tenha baixado os XML manualmente dentro do portal eSocial, e salvo em diretório na máquina, quando utilizada essa opção, o campo diretório deve ser informado com o local onde os XML estão salvos.

Se preferir, o usuário poderá informar filtros de data inicial ou final de admissão e CPF. Os filtros não são obrigatórios e caso não sejam informados serão importados todos os arquivos XML contidos no diretório. Na sequência executar a rotina clicando no ícone “Executar”.

Após processar, e apresentar os resultados, clicar em Avançar.

Importação dos Cargos:

Se na pasta onde os XMLs foram baixados, houver XML do evento S-1030 (Tabela de Cargos), quando processada a importação das admissões, sistema fará a leitura dos cargos antes de importar os XML das admissões. Deste modo, será possível verificar se os cargos da tabela de cargos da empresa que está sendo importada já existem na base de dados do sistema. Ao importar o XML da admissão será identificado se o cargo que consta no XML já existe.

Se existir será utilizado o cargo existente no cadastro da admissão, se não existir será feita a inclusão de um novo registro na tabela de Cargos para ser utilizado na importação da admissão.

Se não houver XML de S-1030 na pasta, o processo de importação segue normalmente, considerando cargo ‘IMPORTAÇÃO’ no cadastro da admissão.

Se for utilizada a rotina de manutenção para preenchimento do cargo a informação do XML será ignorada e na gravação da admissão será considerado o cargo informado manualmente.

Importante: Caso no diretório haja mais de um arquivo XML para o mesmo trabalhador, sendo um original e os demais retificadores, o sistema importará apenas o XML com data e hora de processamento mais recente.

2º Passo - Registros:

Todos os arquivos XML que foram importados serão demonstrados na aba “Não processados”. 

Na grid ficarão visíveis dados que possibilitam a identificação do trabalhador: CPF, Matrícula, Nome, Data de Admissão. O usuário deverá marcar no CheckBox os registros que deseja realizar a gravação - a seleção pode ser total ou parcial. 

Nesta tela também é possível realizar a manutenção dos registros antes de gravar a admissão. Essa etapa é opcional e auxilia no preenchimento dos campos do Questor que não estão contidos no XML como filial, cargo (se não for importado), escala, filial, local contábil, organograma, sindicato, nacionalidade, estado e município de nascimento. Basta ir na coluna do item que deseja informar, buscar na lupa a opção e selecionar.

Realizada a manutenção dos campos, é necessário gravar a importação dos dados no ícone "Salvar Todos".

No rodapé serão demonstradas as mensagens de sucesso/inconsistências na gravação dos registros; os registros com inconsistências serão movidos para a aba “Pendentes” e os registros gravados com sucesso serão movidos para a aba “Sucesso”. Finalizar o processo clicando no ícone “CONCLUIR”.

Ao concluir a importação ocorre a criação de uma pasta “Arquivos XML” no diretório informado nos parâmetros, para onde são movidos todos os arquivos XML que já tenham sido importados, visando evitar importação em duplicidade.

Para finalizar é necessário acessar as telas da admissão no menu Operações/Folha de Pagamento/Manutenção de Contratos/Área de Trabalho Contratos. Acessando a opção Novos Cadastros, os cadastros relativos aos XML importados estarão gravados como rascunho e serão importados em ordem de data de admissão. 

É fundamental revisar os dados importados nas etapas Dados Iniciais, Dados Obrigatórios e Dados Não Obrigatórios. Preencher os campos obrigatórios que, porventura, não estejam preenchidos ou ainda editar os dados que necessitem manutenção e gravar os registros em cada etapa para gravar a admissão. Após gravar a admissão o cadastro dos dependentes também é alimentado, sendo necessário revisar alguns campos que não existem no XML. 

As admissões realizadas por meio da rotina de importação recebem o mesmo tratamento da rotina de portabilidade. Os registros são inseridos na tabela Dados para Gerar Eventos S-2200 e S-2300 - Nova empresa com Informações no eSocial pela rotina de importação serão automaticamente gerados no status processados no momento da geração do S-2200 ou S-2300, desta forma, não sendo necessária nenhuma intervenção do usuário.