Contabilização

Contabilização da Folha de Pagamento

Conceitos

É possível realizar a contabilização da folha de pagamento e provisões de 13º salário e férias integralizando diretamente no módulo contábil do questor e também pode-se gerar arquivos para exportação de salários em outros sistemas.

Em regra geral a contabilização é realizada por regime de competência.

Normalmente é definida uma empresa que será utilizada como padrão para a contabilização. Nesta empresa é realizada toda a configuração das contas contábeis, está configuração pode ser utilizada por todas as empresas que utilizarem o mesmo plano de contas. Nas bases de implantação a empresa 9999 foi configurada com as contas de acordo com o plano de contas padrão.

As tabelas contábeis terão vinculo com os eventos calculados na folha de pagamento e com o cálculo de provisões.

Será nas tabelas contábeis que será definido a forma, os históricos e o nível de lançamento que os valores da folha serão integrados no contábil.

Nas tabelas contábeis serão informadas as contas contábeis de acordo com o plano de contas.

A contabilização avalia a configuração das contas pelo Histórico de Local Contábil do funcionário.

Configurações no sistema

Empresa Padrão: A empresa padrão é definida em Operações\Configurações\ Configuração da Empresa.

Editar ou inserir um novo registro, e na Opção de Contabilização.

Campos a serem preenchidos:

Contabiliza

Sim, tudo: Quando será contabilizado a folha e as provisões

Sim, sem provisões: Com está opção será contabilizado a folha de pagamento porém não será contabilizado as provisões de férias e 13º salário (tabelas contábeis a partir da 1500 e 1600).

Não: Quando a empresa não realiza a contabilização da folha de pagamento.

Grupo Tabela Contábil

Será o grupo de tabela contábil, o padrão do sistema que é configurado como partida simples é o grupo 0, é necessário configurar outro grupo de tabela contábil caso algumas empresas do banco de dados contabilizam por partida simples e outras por partida dobrada.

Empresa

Será a empresa utilizada como padrão para a contabilização, está empresa terá que estar configurada com as contas contábeis, se o campo tiver sem informação será utilizada a configuração de acordo com as contas a própria empresa selecionada no F7.

Código Layout

Este campo só será preenchido quando for desenvolvido um layout especifico para geração do arquivo da contabilização para exportação em outro sistema.

Contabiliza INSS Separado

Quando a empresa possuir convênios específicos para recolhimentos dos valores de INSS em guias distintas, diretamente a estes órgãos (Ex.: Incra, Senai, Sesi, Senac), poderá também optar pela contabilização individualizada destes valores, para isso, deverá informar Sim neste campo e informar as contas contábeis correspondentes em cada tabela contábil. Quando informar Não o sistema somente não fará a contabilização separada mas o usuário poderá configurar o sistema para que efetue os cálculo individualizados para cada convênio.

Filial

Em Operações\Configurações\ Filiais, nessa tela editar a configuração existente, ou inserir um novo registro.

E configurar o relacionamento do código da filial da folha com código da filial no contábil. O campo filial é a filial do módulo folha de pagamento e o campo filial contábil é o código da filial no modulo contábil, quando a contabilização é integrada direto da folha para o modulo contábil do questor os dois campos devem estar iguais.

Tabela Contábil

Em Operações/Outro/Tabela Contábil ou Pesquisar na Lupa por Tabela Contábil, nessa opção é definido qual a forma que os valores da folha serão levados no contábil.

Forma: Este parâmetro define se será contabilizado de forma sintética (levando o valor da conta somado por local contábil) ou analítica (por funcionário).

Histórico: Define internamente qual a descrição do histórico do valor contabilizado, qual o histórico e complemento irá levar para o contábil.

Tipo Lançamento: De acordo com a tabela contábil, as opções são débito crédito ou ambos.

Nível de lançamento: se o nível de lançamento é local contábil quer dizer que o valor será levado ao contábil em contas diferentes de acordo com o local contábil. Nível de lançamento total todo o valor da folha de uma determinada tabela contábil irá levar em uma única conta no contábil.

A vinculação do local contábil é realizado em Operações \ Manutenção de Contratos \ Históricos Locais Contábeis onde se o campo 'local contábil rateio' estiver como Funcionário irá sempre levar as contas de acordo com o local contábil informado no próprio histórico do funcionário, se o campo estiver com a opção outra empresa e a empresa tiver rateio irá levar as contas configuradas no local contábil informado na outra empresa, de acordo com a configuração em Operações\terceiros \ Configurações Outras Empresas.

A conferência e Configuração das contas contábeis é feita na empresa padrão de contabilização em:

Tabelas Contábeis por Empresa, para acessar essa opção pesquisar na Lupa , se o nível de lançamento da tabela contábil for 'Local Contábil' e em Tabelas Contábeis por Empresa se o nível de lançamento da tabela contábil for 'Total'.

Relatórios para conferência

Relatório para conferência da contabilização disponível em: Obrigações\ Contabilização\ Relatório Contábilização ou em  Obrigações\ contabilização\ Áreas de Trabalho de Provisões - Relatório - Contabilização - Relatório Contábil. Para identificar diferença de contabilização deve-se listar este relatório por funcionário ou se encontrar tiverem muitos funcionários na empresa deve-se listar por grupo de funcionários (exemplo, 1;2;3;4;5) sempre observando se na última linha da última página tem diferença, se tiver diferença terá que ir diminuindo o filtro até encontrar o funcionário ou os funcionários com diferença.

Sistema vai abrir uma nova página com o relatório.

Geração do Arquivo para Contabilização

Importante: Deve ser a gerado somente após o fechamento da folha mensal e o cálculo das provisões.

Menu: Obrigações / Contabilização / Contabilização  ou em Obrigações\Áreas de Trabalho/Provisões – Contabilização - Integração Contábil

Importante: Não é necessário gerar nas duas opções disponíveis a contabilização, fazendo em apenas uma delas, os mesmos dados serão gerados, se informado as mesmas configurações, e caso configure dados diferentes, pode ocorrer duplicação dos lançamentos no módulo contábil. 

Campos a serem preenchidos:

Empresa: Informar o código da empresa que irá ser efetuado a contabilização;

Período de Cálculo: Informar o período que deseja contabilizar;

Data de Lançamento: Informar a data de lançamento a qual os lançamentos serão gravados no módulo contábil. Normalmente último dia do mês.

Tipo de Contabilização:

Integração Contábil: Utilizar quando deseja integrar automaticamente os lançamentos da folha de pagamento com o módulo contábil.

Exportação para Arquivo: Utilizar quando deseja salvar um arquivo para importação em outro sistema dos lançamentos contábeis.

Tipo Arquivo Texto: Configurar quando na opção ‘Tipo de Contabilização’ utilizou ‘Exportação para Arquivo’, informando em qual dos layouts disponíveis deseja exportar o arquivo com os lançamentos contábeis.

Documento/Grupo Processamento/Empresa/Filial: São campos de Filtro, preencher conforme necessidade.

Após configurado, executar clicando no ícone Executar.