Última modificação em: 11/12/2023
Importação de XML para Cadastro das Admissões
NOVA ROTINA: IMPORTAÇÃO DE XML PARA CADASTRO DAS ADMISSÕES
Com o intuito de descomplicar o processo de implantação de empresas que migram de outros escritórios ou sistemas para o Questor e tornar mais ágil o cadastro dos contratos dos empregados extraindo as informações enviadas ao eSocial, estará disponível a partir da versão 22.5.0.0, uma nova rotina que permite o cadastro de admissões por meio da importação dos arquivos XML dos eventos S-2200 e S-2300. Num processo de implantação por troca de escritório ou sistema, basta ter acesso aos arquivos XML dos eventos S-2200/S-2300 baixados diretamente do portal do eSocial para realizar o cadastro dos trabalhadores no Questor de forma rápida e precisa.
E a partir da Versão 22.7.0.0 também é possível importar a tabela de Cargos do evento S-1030.
Importante:
Apenas serão importados os XML dos eventos S-2200, S-2300 e S-1030 gerados nas versões 2.4.02, 2.5 (Consolidada até a NT 22/2021) em diante. Versões anteriores não serão suportadas.
Apenas serão importados os XML da empresa selecionada no F7. Arquivos cujo número de inscrição do empregador seja diferente da empresa selecionada serão ignorados pela rotina.
Para a correta gravação dos registros ao final do processo é necessário que a empresa seja previamente cadastrada no módulo Gerenciador de empresa e configurada no módulo Folha de Pagamento, considerando os seguintes cadastros:
- Configuração Inicial do eSocial;
- Cadastro dos Cargos;
- Cadastro das Escalas;
- Cadastro do Sindicato;
- Configuração da empresa;
- Configuração da filial;
- Configuração do Porte da Empresa;
- Local Contábil;
- Organogramas.
Como fazer o download dos arquivos XML do portal do esocial?
Siga o passo a passo disponibilizado no link:
https://www.gov.br/esocial/pt-br/noticias/esocial-download-para-facilitar-a-vida-do-empregador
Importante: Também pode usar a rotina de download de XML por meio do sistema Questor, para obter mais informações sobre essa funcionalidade, acesse: https://docs.questor.com.br/docs/folha-de-pagamento/download-xml-esocial
Como funciona a rotina?
Acessar a nova rotina localizada no Menu Áreas de Trabalho/ Importação de XML na Opção Importação Admissão:
1º Passo - Execução: Preencher os parâmetros iniciais assinalando qual evento deseja importar (S-2200, S-2300 ou ambos) e indicando a origem importação XML baixados.
Se preferir, o usuário poderá informar filtros de data inicial ou final de admissão e CPF. Os filtros não são obrigatórios e caso não sejam informados serão importados todos os arquivos XML contidos no diretório. Na sequência executar a rotina (F9) e clicar no ícone “Próximo”.
Importação dos Cargos:
Se na pasta onde os XMLs foram baixados, houver XML do evento S-1030 (Tabela de Cargos), quando processada a importação das admissões, sistema fará a leitura dos cargos antes de importar os XML das admissões. Deste modo, será possível verificar se os cargos da tabela de cargos da empresa que está sendo importada já existem na base de dados do sistema. Ao importar o XML da admissão será identificado se o cargo que consta no XML já existe.
Se existir será utilizado o cargo existente no cadastro da admissão, se não existir será feita a inclusão de um novo registro na tabela de Cargos para ser utilizado na importação da admissão.
Se não houver XML de S-1030 na pasta, o processo de importação segue normalmente, considerando cargo ‘IMPORTAÇÃO’ no cadastro da admissão.
Se for utilizada a rotina de manutenção para preenchimento do cargo a informação do XML será ignorada e na gravação da admissão será considerado o cargo informado manualmente.
Importante: Caso no diretório haja mais de um arquivo XML para o mesmo trabalhador, sendo um original e os demais retificadores, o sistema importará apenas o XML com data e hora de processamento mais recente.
2º Passo - Registros: Todos os arquivos XML que foram importados serão demonstrados na aba “Não processados”.
Na grid ficarão visíveis dados que possibilitam a identificação do trabalhador: CPF, Matrícula, Nome, Data de Admissão. O usuário deverá marcar no CheckBox os registros que deseja realizar a gravação - a seleção pode ser total ou parcial.
Nesta tela também é possível realizar a manutenção dos registros antes de gravar a admissão. Essa etapa é opcional e auxilia no preenchimento dos campos do Questor que não estão contidos no XML como filial, cargo (se não for importado), escala, filial, local contábil, organograma, sindicato, nacionalidade, estado e município de nascimento. Basta selecionar os registros e clicar no ícone "MANUTENÇÃO".
Na tela de manutenção os registros são demonstrados por empregado e identificados pelo CPF e Nome. É possível navegar entre os registros utilizando os botões de navegação. É necessário marcar o CheckBox relativo ao campo que deseja informar. Conforme for marcado o CheckBox o campo é habilitado para preenchimento.
Existem duas opções para a gravação das manutenções:
GRAVAR: Essa opção é utilizada quando a alteração se aplica apenas ao registro que está sendo exibido em tela. Ao gravar as alterações a tela já migra para o próximo registro selecionado e ao salvar o último a tela é fechada.
GRAVAR PARA TODOS: Nessa opção os dados informados serão aplicados a todos os registros selecionados na etapa anterior. Neste cenário não é necessário navegar entre os registros para inserir os dados.
Realizada a manutenção dos campos, é necessário gravar a importação dos dados no ícone "GRAVAR".
No rodapé serão demonstradas as mensagens de sucesso/inconsistências na gravação dos registros; Os registros com inconsistências serão movidos para a aba “Pendentes” e os registros gravados com sucesso serão movidos para a aba “Sucesso”. Finalizar o processo clicando no ícone “CONCLUIR”.
Ao concluir a importação ocorre a criação de uma pasta “Importados” no diretório informado nos parâmetros, para onde são movidos todos os arquivos XML que já tenham sido importados, visando evitar importação em duplicidade.
Para finalizar é necessário acessar as telas da admissão no menu Áreas de Trabalho\Contratos\Novos Cadastros. Os cadastros relativos aos XML importados estarão gravados como rascunho e serão importados em ordem de data de admissão.
É fundamental revisar os dados importados nas etapas Dados Iniciais, Dados Obrigatórios e Dados Não Obrigatórios. Preencher os campos obrigatórios que, porventura, não estejam preenchidos ou ainda editar os dados que necessitem manutenção e gravar os registros em cada etapa para gravar a admissão. Após gravar a admissão o cadastro dos dependentes também é alimentado, sendo necessário revisar alguns campos que não existem no XML.
As admissões realizadas por meio da rotina de importação recebem o mesmo tratamento da rotina de portabilidade. Os registros são inseridos na tabela Dados para Gerar Eventos S-2200 e S-2300 - Nova empresa com Informações no eSocial pela rotina de importação serão automaticamente gerados no status processados no momento da geração do S-2200 ou S-2300, desta forma, não sendo necessária nenhuma intervenção do usuário.