Unificação de Cadastros Duplicados

Esta rotina foi incluída no sistema com a finalidade de permitir aos usuários unificar o cadastro de pessoas, deixando um único cadastro para cada pessoa antes de fazer a Qualificação Cadastral.

Sabemos que, por várias razões, podemos ter diversas vezes a mesma pessoa cadastrada no sistema, e isso vai requerer por parte do usuário a Qualificação Cadastral de todos estes cadastros.

Usando o conceito adotado pelo eSocial, no Questor possibilitamos que o trabalhador possua um único cadastro no sistema, e este, ligado a diversos contratos, inclusive em empresas diferentes. Com este procedimento o usuário unificará os cadastros do mesmo trabalhador em um único cadastro.

Para um melhor desempenho na utilização desta rotina temos algumas sugestões.

Executar a rotina de verificação e ajuste dos PIS/NIS, CPF e RG zerados ou nulos;
Executar esta rotina iniciando pelas empresas menores. Este procedimento melhorará o desempenho da rotina uma vez que serão menos trabalhadores a serem avaliados e comparados.
Há muitas informações erradas/diferentes entre os cadastros a serem unificados, importante ter os documentos destes trabalhadores.

UTILITÁRIOS / FUNCIONÁRIOS / UNIFICAR CADASTROS DUPLICADOS DE PESSOAS

Serão solicitados os seguintes parâmetros:

Empresa

Informar o código da empresa ou das empresas para a(s) qual(is) deseja executar o processo de unificar cadastros. Lembrando que aconselha-se fazer empresa por empresa (exceto quando o último parâmetro for SIM), sempre iniciando da menor para a maior empresa (devido a quantidade de trabalhadores)

Contrato do Empregado

Informar o código do(s) contrato(s) do(s) trabalhador(es). Somente deve ser informado quando desejar algum trabalhador específico. Aconselha-se sempre deixar o campo em branco para avaliar todos os trabalhadores da empresa.

Campos para Relacionar

Neste parâmetro devem ser informados os campos que o sistema deverá considerar como IGUAIS nos cadastros dos trabalhadores indicando ser a mesma pessoa, contendo as opções CPF, RG e PIS.

É importante que a rotina seja executada marcando individualmente as opções de campo e também de forma combinada, pois o sistema irá comparar as informações de acordo com o que foi assinalado, assim se foram marcadas as três opções e o trabalhador possui cadastro duplicado mas somente com o número do CPF igual, esta igualdade será percebida quando marcada somente a opção de CPF.

Data Limite Inicial para Contratos Ativos

Este campo deve ser utilizado para fazer um filtro em relação aos cadastros a serem unificados corrigidos avaliando a data de demissão dos contratos de trabalho. Os cadastros com contratos aonde a data de demissão é anterior a informada neste campo serão mostrados em vermelho. O objetivo deste campo é diminuir a quantidade de registros a serem analisados no primeiro momento, cumprindo os prazos estabelecidos.

Para ajustar/corrigir todos os cadastros basta informar uma data mais antiga, aonde todos os contratos estejam ativos. Quando todos os cadastros listados estiverem em vermelho significa que neste período não há necessidade de fazer a unificação. Sempre que a data informada for diminuída, novos cadastros serão inseridos para a manutenção. Mesmo para os cadastros em vermelho, se o usuário optar por fazer o ajuste, o sistema assim o fará, o objetivo é somente demonstrar aqueles cadastros que no momento estariam fora de uma exigência urgente.

Vale lembrar ainda que, quando existir para a mesma pessoa um cadastro assinalado como normal e outro em vermelho, estes deverão ser corrigidos e somente deverão ser desconsiderados quando todos os cadastros da pessoa estiverem em vermelho.

Unificar Automaticamente os Cadastros Iguais

Este recurso foi implementado pois percebemos que em alguns cadastros as informações são todas exatamente iguais. Para estes casos podemos indicar ao sistema para que faça a unificação dos cadastros sem a intervenção do usuário, ou seja, sendo todas as informações iguais, exceto o código do contrato, unifica os dados em um dos cadastros.

Ignorar Campos Zerados

Este parâmetro tem a finalidade de identificar no processo se o usuário deseja ou não comparar os campos de CPF, PIS e RG quando estiverem com valores zerados. Quando informado Sim, o sistema não considerará estes cadastros, diminuindo a quantidade a serem ajustados. Lembrando que o ideal é, antes de iniciar o processo de unificação de cadastros, fazer uma conferência nos cadastros que possuem estes campos zerados e corrigi-los para que sejam unificados corretamente.

Execução da Rotina

Após confirmar os parâmetros acima o sistema executará o processo para encontrar os cadastros iguais, baseado nas informações assinaladas no parâmetro “Campos para Relacionar”.

O sistema pega os campos assinalados no parâmetro “Campos para Relacionar” individualmente, portanto, primeiro traz todos os cadastros que tenham CPF´s repetidos, depois traz todos que tenham PIS/NIS repetidos e em seguida os RG´s repetidos. Posteriormente agrupa todos estes cadastros em uma lista, e quando selecionamos um destes cadastros, o sistema procura os demais cadastros que se relacionam com o cadastro selecionado. Portanto, a avaliação é feita individualmente por campo e posteriormente comparado de acordo com os itens marcados no parâmetro. É possível fazer a avaliação individualmente por item, ou fazer a combinação entre eles.

Ao finalizar o processo, será aberta a aba com os cadastros a serem corrigidos/ajustados.

Na primeira parte da tela, será mostrada uma grid com os cadastros a serem unificados. O sistema posiciona o cursor no primeiro cadastro a ser ajustado, marcando também os cadastros correspondentes (informações iguais).

Na parte abaixo da tela serão mostrados os campos que divergem entre os cadastros, para os quais o usuário deverá fazer a escolha da informação correta que deverá permanecer para o trabalhador. Assinalar em cada campo a informação.

Quando houver mais de dois cadastros a serem unificados o usuário deverá selecionar também os próprios contratos a serem unificados. Quando for dois contratos, o sistema fará a seleção automaticamente.

Existem diversos recursos nesta tela para auxiliar o usuário na identificação das informações, conforme descrições a seguir.

Consultar Contratos que Utilizam este Cadastro (Shift+Ctl+C)

Este recurso serve para que o usuário identifique em qual contrato o cadastro selecionado é utilizado. Ao clicar sobre esta opção serão mostradas informações de todos os contratos, independente de qual empresa seja o contrato. É possível identificar a Empresa, o código do Contrato, o Tipo do Contrato a data de Admissão e Demissão.

Abrir o Cadastro Completo (Shift+Ctrl+A)

Esta opção serve para abrir o cadastro completo do trabalhador, mostra o cadastro e não o contrato. Muitas vezes pode existir alguma dúvida em algum campo do cadastro, por este atalho o processo de análise e correção ficará simplificado.

Unificar Cadastros Selecionados (F6)

Após marcar os campos dos cadastros que deverão permanecer o usuário deverá clicar neste botão ou pressionar F6 para que o sistema execute o processo de unificação. Lembrando que o usuário deverá escolher sempre a informação correta, independente de qual cadastro ela está pois ao unificar o cadastro está informação será mantida. Será selecionado o código de cadastro de menor número para ser mantido no sistema, os demais serão excluídos. Todos os contratos vinculados aos demais cadastros passarão ao novo cadastro.

Unificar Todos os Cadastros que Possuem os Mesmos Dados (Shift+Ctrl+U)

Este recurso executa o mesmo processo do parâmetro “Unificar Automaticamente os Cadastros Iguais”, ou seja, vai agrupar os cadastros duplicados mas que possuem as mesmas informações.

Exibe apenas os cadastros para ajuste (Shift+Ctrl+S)

Este botão tem a finalidade de “filtrar” os cadastros iguais selecionados. Quando pressionado, o sistema eliminará da lista os cadastros diferentes. Com o filtro ativo, a consulta das informações do cadastro, através da grid de cadastros, torna-se mais fácil pois o sistema deixará todos em uma lista sequencial.

IMPORTANTE: Executar esta rotina até concluir todos os trabalhadores duplicados.