Configurações Permissões e Cadastros Usuários do escritório

Após realizado o cadastro dos tipos de documentos que serão utilizados, será possível efetuar as configurações para limitar o acesso ao sistema para os usuários do escritório, os respectivos cadastros e as configurações gerais.

Configurações Permissões e Cadastros Usuários do escritório

1º Passo para definição de permissões é o cadastro de grupo de clientes:

Entrando no menu de acesso rápido "Configurações > Config. Gerais", temos inicialmente a aba Grupos de clientes:

Nesta opção são realizados os cadastros dos grupos de clientes onde posteriormente, serão definidas as limitações de permissões dos acessos dos funcionários e ainda oferecida opções de envio de documentos por grupos e a utilização de filtros do cadastro de clientes, por grupos de clientes.

Clicando no ícone poderá ser adicionado um novo cadastro de grupo de clientes, bastando informar uma descrição para a identificação deste grupo. Para cancelar o cadastro basta clicar no ícone fechar.

As opções disponíveis para os grupos de clientes já cadastrados são editar e excluir, onde só será permitida uma das opções caso este grupo não esteja vinculado a algum cliente.

Além disso, é possível efetuar o relacionamento dos cadastros de clientes realizados no menu "CRM > Listar", em lote, clicando no ícone e selecionado os clientes que deseja vincular ao grupo selecionado.

2º Passo para definição de permissões é o cadastro de Departamento:

Nos departamentos são definidos os departamentos do escritório, as permissões dos grupos de clientes e os tipos de documentos que os funcionários vinculados aos respectivos departamentos terão direito de acesso.

Pré Requisitos

• Cadastrar os Tipos de Documentos

Clicando em será aberta uma nova tela para a realização do cadastro de um novo departamento.

Na opção cadastrar departamento é informado no campo nome a descrição do departamento que será cadastrado para sua identificação. Em seguida, são definidos os grupos de clientes que os funcionários terão acesso e após isso, temos as opções dos tipos de documentos que permitem a aplicação de filtros através de seus menus de acesso conforme os ícones: Todos, Certidão, Enviados, Recebidos, Q-Net e Q-Drive. Clicando em uma dessas opções serão listados os tipos de documentos cadastrados e no lado direito, com opção de busca pelo nome, os documentos de cada tipo. Clicando em serão selecionados todos os tipos de documentos, conforme seleção. Clicando em será limpa a seleção de todos os tipos de documentos, sendo que os documentos marcados são os documentos que os funcionários terão permissão de acesso.

Clicando em , você salva o respectivo departamento. Para cancelar, clique no ícone fechar ou clique fora do quadro.

As opções disponíveis para os departamentos já cadastrados são editar e excluir, sendo permitida a edição de todos os dados a qualquer momento. A exclusão é realizada apenas se esse departamento não estiver vinculado a algum funcionário.

3º Passo para definição de permissões é o cadastro de papéis e permissões:

Nos papéis e permissõesão definidos os processos que cada funcionário poderá realizar dentro de cada um dos menus de navegação.

Clicando em será aberta uma nova tela para realizar o cadastro de um novo papel e permissão.

Primeiramente deve ser preenchido o campo nome que é o campo da descrição para a identificação do tipo de permissão a ser efetuado para os funcionários. Posteriormente deverão ser selecionadas as opções presentes no sistema Questor Zen, as quais os funcionários terão direito de acesso.

As opções "Via Web Services", são as opções de permissões de integração com os outros sistemas do Questor.

Clique em para salvar o respectivo papel ou então clique no ícone fechar, para cancelar o cadastro.

As opções disponíveis para os papéis já cadastrados são editar e excluir. Elas permitem a edição de todos os dados a qualquer momento ou a exclusão, apenas quando o papel não estiver vinculado a algum funcionário.

Caso desejar não restringir o acesso ao Questor Zen para os funcionários, não é necessário criar departamentos, papéis e grupos de clientes. Também é possível apenas restringir os tipos de documentos e dar permissões a todos os clientes, bastando não efetuar cadastro dos grupos de clientes e apenas criar os departamentos e os papéis. Desta forma, os funcionários terão as permissões de todos os clientes porém tendo restrições aos tipos de documentos e aos papéis.

Cadastros de Usuários do Escritório e definições de permissões:

Antes de efetuar o cadastro do usuários, é preciso entender a definição de acessos do Questor Zen. Existem o cadastro de usuários do cliente e o cadastro de usuários do escritório, onde o usuário do cliente é pessoa vinculada a uma ou mais empresas da lista de clientes, ou seja o responsável do seu cliente. Os usuários do escritório são as pessoas do escritório de contabilidade que poderão gerenciar as informações de cada cliente conforme definições de permissões.

O sistema armazena os registros de logs de movimentação com base no e-mail. Portanto não será permitido utilizar um mesmo e-mail para realizar o cadastro de usuário do escritório e usuário do cliente.

Acessando o menu "Configurações > usuários do escritório", são listados todos os usuários do escritório, que são as pessoas que trabalham no escritório de contabilidade e desejam enviar as informações, e constará no menu suas respectivas definições de acesso.

Clicando no ícone poderá ser realizado o cadastro de um novo usuário do escritório, desde que o mesmo já não esteja cadastrado como um usuário em um cliente.

Na tela de cadastro de usuário do escritório, deve ser inicialmente informado um e-mail válido pois ele será o login de acesso e é para ele que serão enviados a senha e as demais informações de notificações do Questor Zen. Ao clicar em validar, o sistema verificará as seguintes condições:

• Se o e-mail já foi cadastrado como usuário do cliente , ou usuário do escritório;

• Se o e-mail não possui algum caractere inválido;

• Se faltou o domínio do e-mail.

Após validado o e-mail, será habilitada a opção do nome, onde é descrito o nome do usuário. Este nome  será utilizado no acesso do Questor Zen e demonstrado na lista das movimentações. Na aba de permissões, são definidas as permissões do usuário cadastrado.

Marcando a opção Administrador, o funcionário cadastrado terá acesso total ao sistema Questor Zen, sem restrições de acesso. Logo, os campos departamentos e papéis ficarão ocultos.

Caso deseje realizar alguma restrição, defina o(s) departamento(s) e o papel(-éis) para os usuários do escritório. É possível definir mais de um departamento e seu papel clicando no ícone adicionar, ou ainda clicando em para cancelar a adição de um novo departamento. Após definir os departamentos e papéis para os novos funcionários, clique em para salvar o cadastro ou em fechar para cancelar.

As opções disponíveis para os usuários do escritório já cadastrados são "Editar" e "Ativar/Desativar", onde será permitido a edição do nome do usuário, das permissões e trocar a senha com exceção de alterar o e-mail do funcionário.

Desmarcando o ícone "Ativar/Desativar", é permitido bloquear o acesso do funcionário no Questor Zen em caso do mesmo não ser mais responsável pela utilização do sistema no seu escritório.

Obs: As opções de "Editar" e "Ativar/Desativar" não estarão disponíveis para o usuário logado. Se necessário acessar uma dessas opções. O acesso pode ser feito através dos ícones de acesso rápido no canto superior a direita, clicando no ícone Minha Conta.