Tipos de documentos

O primeiro passo a ser feito é a configuração dos tipos de documentos a serem utilizados para cada situação possível. As demais configurações estão ligadas diretamente ou indiretamente a essa configuração.

Ao entrar no menu de acesso rápido e clicar em "Configurações > Tipos de Documentos > E-Doc/Envio", será possível realizar os cadastros dos tipos de documentos para fins de organização. Podemos definir também por "pastas" e posteriormente utilizar esses tipos de documentação para enviar outros documentos para os clientes.

Clicando na seta  ao lado de cada categoria poderão ser visualizados todos os tipos de documentos já cadastrados em cada categoria. Clicando no botão  é expandido ou minimizado os cadastros dos tipos de documentos.

Para cadastrar uma nova categoria a opção , informando a descrição que deseja.

Para cadastrar um novo tipo de documento para envio basta clicar no ícone  (Cadastrar) de uma respectiva categoria.

Na tela de cadastro, deve-se informar uma descrição do tipo de documento para a sua identificação. É possível ainda definir atributos especiais que servem para efetuar algumas formas de controle. Será solicitado o preenchimento destes campos no momento de cadastro de um novo documento.

Data de Vencimento: marque esse atributo caso o documento tenha uma data de validade.

Data de Competência: marque esse atributo caso o documento tenha uma definição de data de competência.

Data de Publicação: marque esse atributo caso o tipo de documento tenha uma data de publicação. Não é a data do envio do documento, e sim a data que ele foi publicado, por exemplo, na Receita Federal.

Valor: marque essa opção caso o respectivo documento tenha valor monetário. Geralmente está relacionado a valores de pagamentos e contribuições.

Colaborador: marque essa opção para transcrever o colaborador responsável pelo documento a ser cadastrado.

Obs. Não é obrigatória a marcação de quaisquer atributos. Entretanto, se um desses atributos for marcado, o preenchimento será obrigatório no momento do cadastro do documento no Questor Zen.

Opção Arquivamento.

Automático: Nesta opção é definida a forma de arquivamento que será realizada para os documentos cadastrados. Ao marcar essa opção, os documentos que forem arquivados pelos usuários serão arquivados no controle do escritório automaticamente. Caso contrário, o arquivamento para o controle do escritório se dará manualmente.

Arquivar ao Efetuar Download: O documento será arquivado incondicionalmente no momento em que o documento for baixado pelo cliente. Caso desmarcado esta opção, no momento do download do documento, o sistema perguntará ao usuário se deseja ou não arquivar o documento.

Múltiplos arquivos: Marque essa opção para permitir que sejam anexados em um documento, vários arquivos a serem enviados. Quando realizar o cadastro de um documento e for anexado mais do que um arquivo, o sistema irá realizar a compactação automaticamente de todos eles no formato zip. O cliente poderá efetuar o donwload do arquivo compactado e abrí-lo utilizando a opção descompactar quando clicar com o botão direito sob a pasta em seu sistema operacional.

Arquivo Morto: Permite a publicações de documentos a Empresa/Cliente sem a necessidade de possuir um usuário com permissão para o recebimento do documento. Não haverá notificações de E-mail para os tipos de documentos configurados como arquivo morto.

Para finalizar e salvar o cadastro, clique em  ou para cancelar o cadastro clique em .

Após o cadastro de um tipo de documento, o mesmo pode ser editado bastando clicar no ícone  (editar) presente no lado de cada tipo de documento já cadastrado. Também é possível clicar em  (excluir) para remover o tipo de documento. Não será permitida a exclusão se já houver algum documento vinculado a algum tipo.